Как держать сотрудников под контролем

-=Реклама. Пост оплачен=-

Что самое главное в бизнесе? Есть старая шутка, когда в России начинают какое-то дело, первое, что надо решить, кто сидеть будет. Шутка на самом деле грустная, так как многие даже хорошие бизнесы заканчиваются если не посадками, то просто разорением. Почему так происходит? Если отбросить все форс-мажоры, то скорее всего главной причиной развала бизнеса будут ошибки в управлении. Особенно остро они будут отражаться в сверхконкурентных областях. Там, где первым прибегает тот, у кого все процессы выстроены максимально эффективно.

Полгода я вел рубрику "Свой бизнес в кризис" и рассказывал вам об интересных стартапах. Мне писало много людей, я общался с теми, кто уже начал свое дело и почти всегда видел одинаковую ошибку. Люди не понимают, как надо управлять своим делом. Почти у всех процессы построены на соплях бумажечках. Задания выдаются устно и их выполнение никак не контролируется, контакты с клиентами в ежедневнике, договоры и документы раскиданы в папочках на компьютере. Куча всего забывается, теряется или делается с нарушением сроков. И главное, это невозможно никак контролировать.

Именно поэтому, давным давно, еще древние люди придумали различные программы для управления бизнесом. Единая среда, где можно вести все бизнес-процессы. От списка контактов, до записи телефонных звонков. Выдача заданий сотрудником, контроль их исполнения и многое другое в одной программе. Программ таких много. Сегодня я расскажу вам о той, в которой я сам последнее время работаю – Мегаплан!

Я на экскурсии в офисе Мегаплана.

Как показывают исследования, порядка 50% задач не выполняется в срок или в полном объеме по очень простой причине: сотрудник забыл или забил, неправильно понял задачу и не выполнил. В итоге нет результата.

Мегаплан заменяет таблицу эксель, корпоративную почту и месседжеры вместе взятые. И главное – сервис помогает всегда помнить о своих обязанностях и выполнять их в срок.

Теперь о том, как все выглядит на деле. Я, как большой начальник, зарегистрировался первый и добавил в Мегаплан своих сотрудников. Я справился очень быстро и по ощущениям похоже на регистрацию в соцсети: шаг за шагом, от одного дела к другому. К слову, в течение двух недель системой можно пользоваться бесплатно. А вот потом за каждого сотрудника уже нужно платить 500 рублей в месяц.

Раздал всем задания, за каждым закрепил ответственное лицо и указал дедлайны, чтобы было с кого и когда спрашивать. Срочные задания попадают в список "горящих" и всё время напоминают о себе. "У вас что-то горит" – мелькает перед глазами. Вот как тут забудешь?

Честно сказать, я думал редакция воспримет нововведение в штыки и готов был услышать что-то вроде "лишний контроль" или "зачем всё усложнять?", но команде правда всё понравилось и в целом настроение было "о, как всё понятно и в одном месте". Так что, Мегаплан оказался весьма кстати.

Теперь никто не забудет выпустить рекламный пост в срок! Я добавляю задачу, делегирую её и указываю дедлайн. Не выполнил – получил автоматически штраф. Но с внедрением Мегаплана невыполненные задачи совсем ушли в прошлое. Ни одного штрафа никто еще не получал. Очевидно, что приятный и понятный интерфейс так и стимулирует поскорее всё сделать и поставить галочку :)

Что мне ещё нравится, так это многофункциональность. Раньше я пользовался несколькими сервисами, каждый из которых выполнял по одной задаче. Согласитесь, это совсем не удобно: всё путается, теряется, забывается. Сейчас, например, удалил все приложения-напоминалки, все дела в Мегаплане. Удобно.

Если я вижу, что задание поменяло безопасный зеленый цвет на красный (оно уже переходит в статус горящего), делегирую его другому. Эта функция тоже предусмотрена. Вообще сотрудник тоже имеет право выбора и если ему не понравилось задание, он может его провалить, нажав соответствующую кнопочку. А я, тоже нажав соответствующую кнопочку, которая здесь имеется, могу его уволить :) Но я так делать не буду. Тем более, как я уже говорил, никто пока не проваливал задание.

Я уже сравнивал простоту использования Мегаплана с соцсетью при регистрации и добавлении сотрудников. Ещё одно сходство – лента. С лёгкостью пролистывания новостей ВК я просматриваю все дела, события и задачи в хронологическом порядке. Видите кнопку "телефон" внизу? Да-да, прямо из ленты Мегаплана можно позвонить и спросить у редактора: "Так-так-так, как у нас дела с автомагистралями?" Моя команда знает, что я очень люблю так делать :)

В Мегаплане можно еще вести финансовые отчетности и видеть, на что пошел каждый рублик, контролировать сделки. Но этим у меня занимается рекламный отдел, который пока еще не успел подключиться к новой системе.

Чуть не забыл, в Мегаплане есть куча дополнительных возможностей. Для меня, самая необходимая – установка приложения. Вы представляете мой график – я либо иду, либо еду на велосипеде, либо я за рулём машины, либо я в самолёте, либо я бегу с камерой на перевес. С приложения на ходу делаю все необходимые вещи и экономлю на этом время, чтобы написать побольше интересных постов для вас :)

Единственное, на момент нашей встречи были минусы в плане конфиденциальности. В Мегаплан можно зайти с телефона, планшета или компьютера из любой точки мира. Если, вдруг, у меня украли пароль, то вор легко войдет в систему, сменит пароль и получит доступ к моим данным. Дополнительной защиты в Мегаплане на этот случай не было. Я высказал своё опасение команде Мегаплана и ребята быстро отреагировали. Сейчас они постепенно вводят новую систему двухэтапной авторизации, которая появится абсолютно у всех клиентов к концу декабря.

В общем и целом система неплохая. До конца мы ее еще не распробовали, но вкус почувствовали.

Если до сих пор у вас все на бумажках, в разных папочках и месенджарах, попробуйте Мегаплан. А то точно кто-то сидеть будет ;)

Сейчас самое время завести себе Мегаплан: проходите по ссылке, регистрируйтесь, оплачивайте, и получайте хорошие подарки (айфоны, айпады, книги, и много других классных вещей).